はじめに

愛知県小牧市消防本部では、緊急資器材の在庫管理を目的にKG ZAICOを利用しています。今回は、救急担当の川松様に、KG ZAICOの導入背景や導入後の効果についてお話を伺いました。

現在の担当業務の概要を教えてください。

小牧市には消防署と3つの支署があり、126名の職員が24時間体制で勤務しています。私が勤務する消防署は1日約10件の救急出動があり、私は救急担当として出動要請があれば対応し、救急活動を行っています。

また、消防署で使用する救急資器材の在庫確認および消防署と支署で使用する救急資器材の仕入業務も担当しています。

KG ZAICOの導入背景を教えてください。

緊急資器材の在庫については、その増減を把握するために職員が月に2回、在庫調査を行い、在庫切れを防ぐために確認後、発注を行っていました。在庫調査では、1個ずつ数を数えて紙の表に記入し管理していたため、非常に時間がかかっていました。

さらに、新型コロナの流行に伴い、感染対策用の資器材が大量に使用されるようになり、その管理が一層困難になりました。このため、リアルタイムで在庫情報を把握できる手段が必要と考えていました。

数あるサービスの中からKG ZAICOを選定した理由を教えてください。

何らかのシステムを導入すれば、課題解決に繋がるのではないかと考えていましたが、システムやアプリに関する知識が乏しく、日々の救急活動の中で適切なツールを探すのは難しいと感じていました。

そんな折、近隣の消防署がKG ZAICOを利用していることを知り、現場の声を直接聞く機会がありました。その後、問い合わせを行い、消防署・各支署でトライアル利用を試したところ、全員が問題なく利用でき、スムーズに運用を開始できたため、導入を決定しました。

KG ZAICOを導入した効果、満足している点について教えてください。

在庫調査にかける時間を半分以下に

救急資器材を備蓄室に仕入れた際にKG ZAICOを利用して入庫処理を行い、救急資器材を備蓄室から救急車や支署に持ち出す際に出庫処理を行っています。その結果、備蓄室の在庫数量をKG ZAICOでいつでもどこでも確認できるようになり、月に2回行っていた在庫調査を1回に減らすことができました。

また、在庫調査時には共有タブレットを利用し、簡単な操作で在庫情報を登録・確認できるため、大変助かっています。

発注業務の負担を大幅軽減

先にお話ししたとおり、在庫調査の頻度が月2回から1回になったので、定期発注の回数を1回に減らすことができました。また、KG ZAICOの発注点管理機能を利用して、発注点を下回ったというアラートがあれば、そのタイミングで個別に発注するようにしています。

これによって、変動が大きい資器材の確認頻度も減り、負担業務が大幅に軽減されました。

期限管理の業務負担が軽減

救急資器材は約100種類ありますが、そのうち半数は期限管理が必要です。多くの資器材は早めに使用されるため期限切れのリスクは少ないですが、リスクがある資器材に関しては3か月前にアラートを通知するなどのルールを設けて管理しています。

KG ZAICOの期限管理アラート機能により、見落としのリスクがほぼなくなり、安心して管理できるようになりました。

今後の業務や運用における展望について教えてください。

救急要請が入ると、どうしても在庫情報の登録などの事務作業が後回しになり、実際の在庫数量とKG ZAICOの在庫数量に差が生じることがあります。そのため、現在でも月に1回の在庫調査を行っています。

将来的には、入庫と出庫を確実にKG ZAICOに反映させ、在庫調査を不要にすることが理想です。当面は、運用を続けながら、棚卸を年に1～2回行うことで対応し、更なる業務負担の軽減を図りたいと考えています。