はじめに

株式会社クラーチは、高齢者向け住宅を20年以上運営しており、現在関東圏で17の介護事業所を展開しています。今回はその一つ、「クラーチ・ファミリア西新宿」のマネジメントをされている運営部部長の堤様、ホーム長の望月様に、KG ZAICO導入の背景とその効果についてお話を伺いました。

 KG ZAICOの導入背景を教えてください

クラーチ・ファミリア西新宿には98の居室があり、ケアスタッフや事務職員など数十名の職員が働いています。施設では、医療消耗品・日用品・事務用品など約100種類の物品を管理しています。これらは、職員の判断で使用するほか、ご入居者に販売することもあります。

従来は、物品の使用・販売のたびに紙の台帳に記録していましたが、記入漏れやミスが発生しやすく、また月次の集計作業にも多くの時間を要していました。この課題を解決するため、在庫管理ソフトの導入を検討し始めました。

KG ZAICOを選定した理由を教えてください

職員の年齢層が幅広いため、「誰にでも使いやすい」シンプルなシステムを求めていました。Webでの検索や展示会などを通じて複数のサービスを比較した中で、KG ZAICOは操作が直感的で分かりやすく、すぐに導入を決めました。

他社製品では、物流倉庫向けの細かな機能などが多く、当施設には過剰と感じました。一方、KG ZAICOは必要な機能に絞られており、シンプルな点が魅力でした。また、初期費用ゼロ、月額費用もリーズナブルであったことも大きな決め手となりました。

さらに、職員全員には緊急コール用としてiPhoneが支給されており、既存の端末で運用できる点も導入しやすさにつながりました。

 KG ZAICOを導入して感じている効果

月末の販売集計業務が大幅改善

月初には、前月分の販売記録を入居者ごとに集計する必要がありました。紙台帳をもとに手作業で集計するため、1〜2日かかるうえ、入居者対応などで作業が中断することもしばしばあるため、とても非効率な状況でした。
KG ZAICO導入後は、記録がリアルタイムで電子化され、必要なデータをすぐに出力できるため、集計作業の負担がゼロになりました。

品切れ防止と過剰在庫の抑制

スタッフはアプリから在庫数を即座に確認できます。発注点を下回るとアラートやメールで通知されるため、品切れを未然に防げるようになりました。また、ルール化により、誰でも適切なタイミング・数量で発注できるようになり、過剰在庫も抑えられています。

入居者へのサービス向上

紙への記録作業が減ったことで、ケア業務に集中できる時間が増えました。スタッフの負担も軽減され、モチベーション向上につながっています。また、入居者から購入記録についての確認が入った場合でも、システムに記録された時間をもとに説明でき、信頼性のある運用ができています。こうした積み重ねが、サービス力の向上につながっていると感じます。

今後の展望

他施設への展開

クラーチ・ファミリア西新宿では、短期間でサービス品質向上やコスト削減などの成果を上げることができました。今後は業務標準化を進め、さらに業務効率を高めることで、ご入居者のご家族とのコミュニケーションの時間を増やしていきたいと考えています。また、こうした成功事例を他の施設にも展開し、クラーチ全体のサービス力向上を目指します。

モチベーション向上と離職率低下

有料老人ホームで働く職員の多くは「入居者とのコミュニケーションを大切にしたい」と考えて入職しています。しかし、実際はアナログ作業に追われる場面が多く、理想とのギャップを感じることがあります。介護業界では人材の定着が課題ですが、デジタルの力で業務効率を上げ、ケアの時間を増やすことで、職員のやりがい向上・離職率の改善にもつなげていけるのではと期待しています。