現在の担当業務の概要を教えてください。

当社は、法人向け施設警備から個人向けホームセキュリティまで、幅広く警備サービスを提供しています。質の高い警備サービスを提供するため、防犯カメラやセンサーをはじめとしたセキュリティ機器の利用は必要不可欠です。

私たち技術統括部は、これらのセキュリティ機器の調達、在庫管理、そして工事担当者への機材供給を行っています。

KG ZAICOの導入背景を教えてください。

警備対象施設に設置した機器のメンテナンスや、不具合などが発生した場合に、機器やパーツを倉庫から持ち出したり、作業に使われず、戻ってきた機器の入出庫の記録は、長年、紙の管理簿に手書きでやっていました。

また、棚卸をして実際の在庫数が合わないと、原因追及のために記録を追跡しなければなりませんが、紙の管理簿ではとても非効率でした。

このような倉庫が全国に約20拠点あるため、集計作業を含め在庫管理業務にかなりの時間と労力を要しており、より効率的で正確な在庫管理業務を実現させることが会社運営・経営視点で極めて重要でした。
そこで、業務の効率化を第一優先として、業務の見える化と適正化を目的にシステムを導入したいと考えました。

数あるサービスの中からKG ZAICOを選定した理由を教えてください。

今回のシステム選定にあたり、約半年かけて10社以上のシステムに対し、15の評価項目により、調査しました。そして、2社まで絞り込みトライアルを行った結果、KG ZAICOを導入することに決定しました。
API連携ができること、初期費用が不要であること、リーズナブルな料金など、総合的な視点でKG ZAICOが最適と判断しました。

決め手になったのは、同一アカウントでスマホアプリとパソコンのブラウザから同時にログイン可能であることや、スマホアプリの表示項目が充実しており、ニーズに合わせて表示項目を柔軟に設定できることでした。
紙で管理していた項目をシステムへすべて移行でき、簡単な操作でどこでも在庫管理できるので、実際に利用する工事担当者からの評価が高かったことも重要な判断材料となりました。

KG ZAICOを導入した効果、満足している点について教えてください。

手続きに必要な時間を削減し、業務効率の向上＝より重要な作業時間のシフトを実現

KG ZAICO導入後、これまでの紙の管理に比べて作業効率が大幅に向上し、従来の作業時間が約25％に短縮されました。
その結果、より少ない人員で、より重要な作業に時間をかけることができ、工事担当者が本来の業務である工事の時間を増やすことができました。

将来的に更に深刻化する人手不足への対応策としても機能するのではないかと考えています。

内部統制への対応

工事担当者が自分のKG ZAICOアカウントを利用して入出庫作業を行うことで、いつ誰が在庫に変動を与えたかシステムにログが記録されます。

紙とは違い、システムのログは変更できないため、内部統制の視点においても有効であると考えています。

工事担当者の在庫管理に対する意識改善

KG ZAICO導入後は拠点の在庫件数が可視化されることで、工事担当者の在庫管理に対する意識が高まりました。

その結果、在庫の不一致が減少し、管理部署としての負担も大幅に削減できました。

作業ミスの激減と作業時間の短縮を同時実現

例えば、KG ZAICOアプリには、スマートフォンのカメラで読み取った情報をデータ化できる入力アシスト機能があります。
これによって、入力の手間が少なくなり、ミスを防ぐことができ、とても助かっています。

倉庫間で運用ルールを統一、集計作業が簡単に

紙で管理していた時は、倉庫によって記入内容や運用方法が異なるケースがありました。
また、誤字脱字も多く、集計作業時に多くの確認のための時間を要していました。

KG ZAICO導入後は、運用ルールを統一することができ、簡単に集計できるようになりました。

在庫管理業務の属人化を解消

従来は、工事担当者が個々の経験やノウハウに依存して在庫管理業務を行うことが多く、KG ZAICO導入後は、全員がシステムに沿った統一された手順でシステムに即した処理ができるようになったことと、リアルタイムに情報が共有されたことで、在庫管理業務の属人化を解消できたと思います。

今後の業務や運用における展望について教えてください。

全国約20拠点の倉庫でKG ZAICOを導入したことで、在庫管理業務が大幅に効率化されました。

今後は業務委託先の倉庫等でもKG ZAICOの導入を行い、社内のみならず関係先様でも、同一のシステムを活用することで、効率良く、情報を遅滞なく共有できる環境の構築を検討したいと考えています。

また、将来的に当社の契約情報や、保守情報、会計処理を管理する総合システムと、KG ZAICOと連携させることで更なる業務効率の向上を図りたいと考えています。

兼松株式会社に期待すること、ご要望があれば教えてください。

KG ZAICO導入当初、かなりの拠点数・利用者数にて利用するユーザーとして、業務効率や管理の面から、一部機能にもう少しこうしてほしいという要望があったのですが、兼松株式会社の弊社をご担当いただいた方に相談をしたところ、真摯かつ迅速に対応していただき、システム改修をしてもらったことで大変満足しています。

ご担当の方をはじめ、会社全体で私たちのニーズに対応いただけたことにとても感謝していますし、兼松様に相談して良かったと思います。

機能面への期待についてはKG ZAICOの在庫情報を活用し、より少ない人数で、効率的にピッキング・入出庫業務ができるようなアシスト機能や、担当者が入出庫や棚卸処理を行ったことに対して、管理者が承認できるワークフロー機能の追加を期待しています。