佐賀市 総務部 危機管理防災課様（以下、「佐賀市 危機管理防災課様」）では、災害備蓄品の在庫を管理するため、KG ZAICOをご利用いただいております。

今回、総務部 危機管理防災課 蘭課長様、岩永様に導入の背景や効果について、お話を伺いました。

近年、毎年のように大きな自然災害が発生しており、避難所を開設する機会が増えています。
令和３年度には、8月に降った大雨の際に、最大40箇所の指定避難所を約11日間開設しています。

[出所] 佐賀市

避難所に住民を長期間受け入れるには、食料や水などの災害備蓄品が必要となります。

以前は、これら物資の在庫数量をエクセルで管理していたので、印刷した紙を現場に持って行き、運び込まれた物資や消費された物資の数量を避難所ごとに紙ベースで管理していました。

複数の避難所を同時に開設することが多いのですが、必要数量の物資を届けるために、倉庫から避難所、或いは、避難所から別の避難所に物資を移動することもあり、佐賀市全体でどのような状況になっているのか、把握が難しくなることがありました。実際に、いざ倉庫に行ってみると、既に別の場所へ移動した後だったため、あると思っていた物資がなかったということもありました。

そのため、それぞれの避難所を運営している職員だけでなく、佐賀市全体の管理を担う危機管理防災課の職員が全ての避難所の情報をリアルタイムで確認でき、避難所の状況に合わせて迅速な指示が出せる体制を整えなければならないと感じていました。

避難所の開設期間中、避難所に従事する職員は24時間体制で入れ替わって運営を行います。開設期間が長くなると、普段は避難所の当番ではない（他の部の）職員が交代で避難所に行くこともあります。
そのため、操作に慣れていない職員でも簡単に使えることが選定の第一条件でした。また、リアルタイムで情報を共有するために、複数の職員が同時に情報を閲覧・更新できる必要がありました。

さらに、電話サポートは、何かあった時の安心にもつながるので、重要であると思います。

次に、棚卸に関しては、コスト削減と棚卸時間の短縮を実現することができると考えています。

以前は年に2回、外部業者に棚卸業務を委託していました。

その理由は、棚卸をしなければならない避難所・倉庫が多く、棚卸を行うための専用機材やノウハウを持ち合わせていなかったので、職員が行うことは現実的でなかったからです。

当課では、2020年４月から物資調達・輸送調整等支援システム（以下、「物資支援システム」）の利用を始めました。

KG ZAICOの導入前は、エクセルで災害備蓄品の情報を管理していたのですが、物資支援システムと当課が管理する項目が異なるため、物資支援システムにアップロードするためのファイルを手作業で作成していました。

確認しなければならない点も多く、その作業には4時間を要していました。
アップロード後、さらに4時間程度の時間をかけて、登録されたデータを精査していました。

今後、日頃からKG ZAICOで災害備蓄品の在庫情報を随時更新しておけば、アップロード後のデータ精査も不要となるため、大幅な作業時間の短縮を見込んでいます。
また、手順がとてもシンプルになったことで、誰でもアップロードができるようになり、業務の引き継ぎがスムーズに行えると考えています。